Nu meer mensen gedwongen vanuit huis werken wordt het duidelijker voor organisatieleden, klanten en alle andere belanghebbenden:
Veel werknemers zijn minder productief wanneer zij thuis werken dan wanneer zij op kantoor werken.
Er zijn overigens ook werknemers die productiever zijn thuis, waar zij minder worden gestoord of afgeleid door collega’s en anderen.
De productiviteit van thuiswerkers wordt beïnvloed door diverse factoren. Een belangrijke factor – zoals sommigen van jullie wellicht hebben bemerkt – is het weer. Ondanks lock-downs, thuis-isolatie en andere mobiliteitsbeperkingen, pleegt de productiviteit van thuiswerkers te kelderen naar mate het zonniger wordt.
Het werkgerelateerde E-mail en Internetverkeer van veel thuiswerkers gaat op zonnige dagen richting richting 0. Sommigen van hen proberen ’s avonds nog wat werk gedaan te krijgen, anderen worden daar pas toe geprikkeld wanneer het weer slechter wordt.
Een organisatie is een samenhangend geheel van mensen, middelen en procedures, gericht op verwezenlijking van onderling verenigbare doelen.
Hier kunnen we uit afleiden dat de effectiviteit van thuiswerken kan worden bepaald of beïnvloed door meerdere aspecten. Wat ik hierover als adviseur en docent al jaren vertel, geldt nog steeds, namelijk: voor effectief thuiswerken moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan.
Het werk moet geschikt zijn voor thuiswerken;
De persoonlijke omstandigheden van thuiswerkers moeten geschikt zijn voor thuiswerken;
De organisatieomstandigheden moeten geschikt zijn voor thuiswerken;
Thuiswerkers moeten de juiste kennis, vaardigheden en houding hebben om vanuit huis te werken;
Operationele leidinggevenden moeten de juiste kennis, vaardigheden en houding hebben om thuiswerkers te (bege)leiden en te stimuleren.
Geschikt werk: Niet ieder werk kan vanuit huis worden verricht. Dit spreekt in veel gevallen voor zich, bijvoorbeeld wanneer werkobjecten op een andere locatie zijn, zoals geldt voor wegwerkers en verplegers; wanneer benodigde faciliteiten op een andere locatie zijn, zoals voor radiologen en automonteurs, of wanneer het werk nabijheid van collega’s vereist, zoals voor concertmuzikanten. Minder voor de hand liggende kenmerken die werk ongeschikt maken voor thuiswerken kunnen de effectiviteit van organisaties sterker aantasten omdat men dat werk toch vanuit huis probeert te doen, zich niet realiserend – of weigerend toe te geven – dat dit werk zich daar niet voor leent (onder de gegeven omstandigheden).
Omstandigheden van thuiswerkers: Rumoerige buren, keffende honden, luidruchtige voorbijgangers, en schreeuwende kinderen kunnen thuiswerkers even veel van het werk houden als wanneer de allerliefste kinderen, huisdieren, buren, verwanten of partner de aandacht vragen. Veel andere aspecten, zoals het ontbreken van een geschikte werkplek of bepaalde middelen kunnen er ook toe leiden dat de omstandigheden ongeschikt zijn voor thuiswerken.
Organisatorische omstandigheden :
Gebrek aan (geschikte) technische middelen of organisatieprocessen kunnen thuiswerken bemoeilijken of zelfs onmogelijk maken. Sommige werkzaamheden kunnen bepaalde veiligheidsmaatregelen of procedures vereisen, toegang tot bepaalde data, informatie-uitwisseling, besluitvorming ter plaatse of andere communicatievormen met collega’s, klanten, leveranciers, enzovoorts, waardoor die werkzaamheden slecht, of onmogelijk vanuit huis verricht kunnen worden.
In bepaalde gevallen kunnen geschikte technische middelen wel bestaan, maar de daartoe benodigde investeringen of de totale eigendomskosten daarvan kunnen zo hoog zijn dat benutting van die middelen inefficiënt is. Eigendomskosten zijn niet alleen financieel, of zelfs tastbaar, maar omvatten eveneens aspecten zoals privacy en veiligheidsaspecten (voorbeeld: zelfs gratis software is zeer zelden écht gratis).
Competenties en houding van thuiswerkers:
Om effectief en efficiënt vanuit huis te werken, moet men voldoende relevante kennis en vaardigheden hebben in thuiswerken en in benutting van relevante (vaak technische) hulpmiddelen. Ook moet men beschikken over voldoende zelfdiscipline en professionaliteit. Wie luide muziek of de TV áán zet en wie een sociale media-apparaat on-line, op hoorafstand of binnen handbereik plaatst, creëert niet de professionele omgeving welke hem of haar in staat stelt om effectief te werken. Wie meer (bege)leiding of aanmoediging van een leidinggevende nodig heeft, doet er goed aan om daar duidelijk en tijdig om te vragen, ondanks de fysieke afstand tot die leidinggevende.
Operationeel Leidinggevenden:
Wat geldt voor thuiswerkers, gaat ook op voor operationeel leidinggevenden. Ook zij moeten beschikken over de juiste kennis en vaardigheden. Vaak verliezen leidinggevenden thuiswerkers uit het oog. Als gevolg daarvan geven zij feitelijk geen (bege)leiding meer aan die medewerkers. Echter, veel medewerkers hebben veel méér behoefte aan toezicht, begeleiding en aanmoediging wanneer zij vanuit huis werken, dan wanneer zij op kantoor werken. Afhankelijk van de aard van het werk, kunnen operationele leidinggevenden actief helpen hun medewerkers hun werkdag te starten en te beëindigen en daartussen even over hun schouder meekijken.
Door medewerkers te helpen hun werkdag te starten, kunnen leidinggevenden meer zekerheid verkrijgen dat de medewerkers goed weten wat die dag van hen verwacht wordt. Ook kunnen leidinggevenden dan verifiëren dat iedere medewerker alles nodig heeft om de werkzaamheden correct en tijdig uit te voeren. Deze actie helpt eveneens om de medewerkers feitelijk aan het werk te zetten.
Door tijdens de werkdag af en toe over een schouder van de medewerkers heen te kijken kunnen leidinggevenden zich er van vergewissen dat de medewerkers niet zijn vastgelopen en dat alles naar wens verloopt. Daarnaast bevordert dit de verbondenheid van de medewerkers met de organisatie. Het stelt medewerkers ook in staat om te vragen naar informatie of ondersteuning waarom zij anders niet zouden hebben gevraagd, bijvoorbeeld omdat zij het onnodig vonden om daarvoor zelf contact op te nemen met hun leidinggevende.
Door samen met medewerkers hun werkdag af te sluiten, kan men de werkdag evalueren en daaruit mogelijk lessen trekken voor de toekomst. Het kan ook helpen voorkomen dat thuiswerkers te lang doorwerken en daardoor mogelijk overwerkt raken.
Als thuiswerken inefficiënt of ineffectief is, dan betalen organisaties daar een hoge prijs voor. Echter, als dit goed wordt aangepakt en als aan alle voorwaarden wordt voldaan, kan thuiswerken veel waarde toevoegen aan organisaties. Het kan er zelfs toe bijdragen dat organisaties snel weer herstellen van de impact van de Corona-crisis en mogelijk zelfs beter presteren dan zij voorheen deden.
Delen van dit artikel zijn gebaseerd op: http://www.vansomeren.com/Docs/file11121.pdf
René Van Someren
